Різниця між нотаріальним і електронним документом

Нотаріальний документ має юридичну силу, засвідчену печаткою та підписом нотаріуса. Електронний – це цифровий формат, підтверджений електронним підписом. І хоча обидва – законні, різниця між ними не лише у формі. Погляньмо глибше.

Що таке нотаріальний документ: просто й по суті

Нотаріальний документ – це офіційний паперовий (іноді електронний) текст, який посвідчує нотаріус. Він ставить підпис, печатку й фіксує дату, час, особу, зміст дії. Документ одразу набуває публічної довіри. Усе це регулюється Законом України “Про нотаріат”.

Навіщо це потрібно? Наприклад:

• продати квартиру без нотаріуса не вийде;
• оформити довіреність на дитину для поїздки за кордон – тільки нотаріально;
• засвідчити справжність копії диплома – знову ж, через нотаріуса.

А тепер важливе: нотаріус не просто “підтверджує”, він несе відповідальність. Якщо документ недійсний – це вже професійний ризик.

📌 Цитата:

“Посвідчений нотаріусом документ має силу офіційного доказу факту, що в ньому викладений”

ст. 75 Цивільного процесуального кодексу України.

Що ж таке електронний документ?

Це документ, який створено, підписано, надіслано або збережено в цифровому вигляді. У ньому немає “живого” підпису, але є електронний – простий чи кваліфікований. Саме другий дає документу юридичну силу, рівнозначну паперовому варіанту.

Ключові особливості електронного документа:

• створюється у Word, PDF, XML, тощо;
• зберігається на сервері, в хмарі або на флешці;
• підписується КЕП (кваліфікованим електронним підписом);
• легко надсилається через e-mail, “Дію”, “М.E.Doc”, тощо.

Наприклад, заяву на отримання субсидії тепер можна подати в електронному вигляді. Або ж – договір з ФОП на послуги. Все – дистанційно, без зустрічей і черг.

📌 Цитата:

“Електронний документ має юридичну силу за умови наявності електронного підпису”

Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг”.

Порівняльна таблиця: коротко й чітко

Ознака	Нотаріальний документ	Електронний документ
Форма	Паперова або електронна	Лише електронна
Засвідчення	Нотаріус, печатка	Кваліфікований електронний підпис (КЕП)
Юридична сила	Автоматична, завдяки статусу нотаріуса	За наявності КЕП
Вартість оформлення	Залежить від тарифу нотаріуса	Переважно безкоштовно або мінімально
Використання в судах	Завжди приймається	Лише за умови автентичності підпису
Швидкість отримання	Вимагає особистої присутності	Можна оформити за 5 хвилин онлайн
Відповідальність за зміст	Частково несе нотаріус	Несе особа, яка підписує
Обов’язковість в окремих випадках	Так (купівля нерухомості, спадщина тощо)	Ні, але стає популярнішою

У чому ж головні відмінності?

1. Засвідчення

У нотаріуса це фізичне посвідчення особи, перевірка документів, відповідальність за правдивість. В електронному ж варіанті – все спирається на КЕП. Якщо втратили ключ – все, документ під сумнівом.

2. Вартість і зручність

Ціна нотаріальних послуг – не з приємних. Оформити довіреність у 2024 році – 400-800 грн. І це – в середньому. А ось подати заяву онлайн чи підписати угоду з банком через “Дію” – безкоштовно.

3. Визнання в судах

Ось де нюанс: нотаріальні документи суд автоматично вважає достовірними. А от електронний документ ще треба перевірити: справжність підпису, час створення, наявність сертифіката КЕП.

4. Формат і зберігання

Нотаріальні – це папір, іноді – електронна копія. Але все одно зберігається в архіві. Електронний – живе в хмарі або на вашому комп’ютері. Можна створити, відправити, зберегти – не встаючи з дивану.

5. Обов’язковість

Певні правочини без нотаріального оформлення – нікуди. Наприклад, дарування квартири, оформлення спадщини. Електронний формат тут не підходить. Але для внутрішніх договорів між компаніями, заяв, звітів – електронні документи вже стали стандартом.

Висновок: чим відрізняється нотаріальний документ і електронний документ

1. Нотаріальний документ – це офіційний акт, посвідчений нотаріусом, який має підвищену юридичну силу та використовується для дій, які вимагають публічного посвідчення.
2. Електронний документ – це цифровий формат документу, який підписано електронним підписом і може використовуватись для широкого спектру комунікацій, договорів та звітів без фізичної присутності.

🔹 Основні відмінності:

• Нотаріус бере відповідальність – КЕП лише підтверджує підписувача.
• Один вимагає особистої присутності – інший дозволяє діяти віддалено.
• Папір з печаткою – проти файла з підписом.
• Обов’язковість у правочинах – лише за нотаріальним форматом.
• Ціна питання – не на користь нотаріуса.

І ось що цікаво: держава поступово розширює використання електронних документів. Але навіть у 2025 році нотаріус нікуди не зникає – бо там, де потрібна довіра, досі перемагає жива печатка.