Різниця між наказом про прийняття на роботу та наказом про переведення працівника

Неправильно оформлений кадровий наказ може спричинити проблеми під час перевірки Держпраці, нарахування стажу або навіть судового спору. Наказ про прийняття на роботу і наказ про переведення здаються схожими, але вони оформлюють зовсім різні кадрові події.

Основні відмінності за кілька пунктів

• Підстава видання. Наказ про прийняття оформлює початок трудових відносин. Наказ про переведення змінює вже існуючі трудові відносини.
• Статус працівника. Після прийняття людина стає працівником підприємства. Після переведення вона залишається працівником, але змінює посаду, підрозділ або місце роботи.
• Повідомлення державним органам. При прийнятті роботодавець подає повідомлення до податкового органу до початку роботи. При переведенні такого повідомлення зазвичай не потрібно.
• Документальна база. Наказ про прийняття оформлюють після укладення трудового договору. Наказ про переведення видають після досягнення згоди щодо зміни умов праці або в інших випадках, передбачених законом.
• Юридичний результат. Один наказ створює трудові відносини. Інший змінює їх без припинення.
• Дата оформлення. Прийняття оформлюється до першого робочого дня. Переведення набирає чинності з дати, визначеної в наказі.

Що таке наказ про прийняття на роботу

Наказ про прийняття на роботу – це внутрішній кадровий документ, який підтверджує початок трудових відносин між працівником і роботодавцем.

У ньому зазвичай зазначають:

• прізвище, ім’я та по батькові працівника;
• назву посади;
• структурний підрозділ;
• дату початку роботи;
• розмір посадового окладу;
• умови праці та вид трудового договору.

Наприклад, підприємство у Вінниці приймає інженера з охорони праці з посадовим окладом 29 500 грн. Наказ підписують 28 серпня, а працівник приступає до роботи 1 вересня після подання повідомлення до контролюючого органу.

“Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця.”

Так визначає стаття 24 Кодексу законів про працю України.

Саме наказ є офіційним підтвердженням виникнення трудових відносин.

⚡ Цікавий факт! Якщо працівник фактично приступив до роботи без належно оформленого наказу, роботодавець ризикує отримати значні фінансові санкції під час перевірки.

Що таке наказ про переведення працівника

Наказ про переведення працівника – це кадровий документ, який оформлює зміну посади, структурного підрозділу, місця роботи або інших умов праці без припинення трудових відносин.

У такому наказі найчастіше зазначають:

• попередню посаду;
• нову посаду;
• дату переведення;
• новий підрозділ;
• новий посадовий оклад (за потреби);
• підставу для переведення.

Наприклад, менеджера із закупівель у Дніпрі переводять на посаду керівника відділу постачання із зарплатою 43 000 грн. Людина не звільняється, а продовжує працювати в тій самій компанії.

Зі свого боку я помітив, що багато працівників сприймають переведення як нове працевлаштування. Насправді трудові відносини не перериваються, а лише змінюються їх окремі умови.

💡 До речі! На великих підприємствах із чисельністю понад 1 000 працівників кадрові служби можуть оформлювати десятки наказів про переведення щомісяця через внутрішні кадрові зміни.

“Переведення на іншу роботу допускається лише за згодою працівника, крім випадків, передбачених законодавством.”

Таке правило містить стаття 32 Кодексу законів про працю України.

Саме тому більшість переведень оформлюють лише після письмової або належним чином підтвердженої згоди працівника.

Порівняльна таблиця

Характеристика	Наказ про прийняття	Наказ про переведення
Початок трудових відносин	Так	Ні
Зміна посади	Ні	Так
Зміна підрозділу	Ні	Так
Подається повідомлення до податкової	Так	Ні
Укладається новий трудовий договір	Так	Зазвичай ні
Працівник уже працює	Ні	Так
Підстава	Працевлаштування	Кадрові зміни
Впливає на стаж у роботодавця	Починає обчислення	Не перериває його
Дата набрання чинності	До початку роботи	З визначеної дати
Основне призначення	Оформлення прийняття	Оформлення змін

Типові помилки

• Оформлювати переведення замість прийняття. Якщо людина раніше не працювала на підприємстві, переведення оформити неможливо. Спочатку виникають трудові відносини, і лише потім можливі кадрові зміни.
• Не видавати окремий наказ після зміни посади. Усної домовленості недостатньо. Зміна трудової функції має бути підтверджена кадровим документом.
• Плутати переведення із суміщенням посад. Якщо працівник тимчасово виконує додаткову роботу, це не завжди означає переведення.
• Неправильно визначати дату набрання чинності. Якщо наказ оформлено із запізненням, можуть виникнути питання щодо правильності нарахування зарплати.
• Не оновлювати кадрові документи після переведення. Посадова інструкція, особова картка та окремі внутрішні документи також потребують коригування.

Детальні відмінності у практичних ситуаціях

Подання повідомлення до податкової

На підприємстві в Одесі кадровик прийняв нового працівника 12 травня 2025 року. Повідомлення до податкового органу було подано ще 11 травня. Через пів року цього ж працівника перевели до іншого відділу, і повторного повідомлення вже не вимагалося.

Вплив на випробувальний строк

Я неодноразово стикався із ситуаціями, коли роботодавці помилково хотіли встановити новий випробувальний строк після переведення. Законодавство такого механізму для звичайного переведення не передбачає, адже трудові відносини вже існують.

🚨 Зверніть увагу! Якщо працівника фактично перевели на іншу постійну роботу без належного наказу, це може стати підставою для трудового спору.

Зміна посадового окладу

На виробничому підприємстві у Львівській області майстра цеху перевели на посаду начальника зміни. Посадовий оклад збільшився з 27 800 грн до 36 500 грн, але дата початку трудового стажу в компанії залишилася незмінною.

Робота кадрових систем

Мій досвід підказує, що сучасні HRM-програми автоматично пов’язують накази між собою. Якщо спробувати оформити переведення на працівника, якого немає у штаті, система одразу повідомляє про помилку.

“Трудові права працівників гарантуються державою.”

Так визначає стаття 43 Конституції України.

Саме правильне кадрове оформлення допомагає підтвердити ці права у разі перевірки або судового розгляду.

🔍 Важливий момент! У 2024-2026 роках більшість українських роботодавців переходять на електронний кадровий документообіг. Проте юридичне значення наказів про прийняття та переведення залишається таким самим, як і для паперових документів.

Коли оформлюють кожен із наказів

• Якщо людина вперше приходить працювати до компанії, оформлюють наказ про прийняття. Його потрібно підготувати до першого робочого дня, інакше роботодавець може порушити вимоги трудового законодавства.
• Якщо працівника підвищують, переводять до іншого відділу або змінюють місце роботи в межах підприємства, оформлюють наказ про переведення. Після погодження змін бажано підписати всі необхідні документи не пізніше дати початку роботи на новій посаді.
• Якщо кадрові зміни тимчасові, спочатку потрібно перевірити їхню правову природу. Іноді ситуація потребує не переведення, а тимчасового покладення додаткових обов’язків або суміщення посад.

Висновок+контрольний список для кадрового оформлення

• Перевірте, чи людина вже перебуває у трудових відносинах із роботодавцем. Саме це визначає тип наказу.
• Якщо працівника приймають уперше, оформлюйте наказ про прийняття. Не забудьте про повідомлення до податкового органу.
• Якщо змінюється посада або підрозділ без звільнення, потрібен наказ про переведення. Нове працевлаштування оформлювати не потрібно.
• Звірте дату набрання чинності наказом із фактичним початком роботи. Це впливає на кадровий облік і оплату праці.
• Після переведення оновіть внутрішні кадрові документи. Старі відомості можуть створити плутанину.
• Якщо виникли сумніви щодо виду кадрової зміни, перевірте положення статей 24 і 32 КЗпП України. Це допоможе уникнути помилок.
• Роботодавцю варто зберігати всі кадрові накази в особовій справі працівника. Так легше підтвердити законність оформлення.
• Запам’ятайте просте правило: наказ про прийняття створює трудові відносини, а наказ про переведення змінює їх без припинення.